面接をメールで辞退しても問題はありません

「選考を受けていたものの、他の企業で内定をもらった」「家族が急病で入院しなくてはならない」など、どうしても面接に出向けない事情ができ、面接を辞退せざるを得ない状況になることがあります。その場合、どのように連絡すると失礼ではないでしょうか。

状況にもよりますが、メールで面接を辞退する旨の連絡を入れても問題はありません。この記事では、メールで辞退を伝える場合のマナーや注意点、書き方のポイント、理由別の例文、よくある質問を紹介します。

面接を辞退したいときのマナー

面接の辞退をメールで連絡する場合、マナーを守って行いましょう。連絡する時期や状況に合った方法で連絡を入れれば、失礼にあたりません。

次の5つのマナーを参考に、適切な連絡を入れましょう。

前日や当日の場合は電話とメールの両方で連絡

面接の前日や当日になって辞退の必要性が出てきたときは、メールだけでなく、電話でも連絡を入れます。メール連絡は担当者がすぐに確認できない可能性があり、「面接の当日になってもあなたが来ない」とトラブルになるかもしれません。

面接の約束をしている企業へ電話し、もし担当者が不在のときは、応募した職種・氏名・面接の日時・面接を辞退するお詫びを伝えてもらいましょう。

辞退連絡の基本はメール

面接辞退の連絡はメールが基本です。なぜなら電話をすると、電話に出た相手の時間をもらうため、忙しいときには迷惑をかけるからです。

メールで連絡すると、相手は時間の都合が良いときに確認できるので、業務を妨げません。

メール送信後、気になれば電話してもOK

「選考前にOBOG訪問などでお世話になった」「担当者が非常に丁寧に対応してくれた」など、メールで面接辞退を伝えただけでは失礼ではと心配になる人もいるでしょう。その場合は、メールに加えて電話連絡してもかまいません。

電話連絡する場合は、始業したばかりと終業直前は避け、営業時間中にしましょう。

面接を辞退するときはすぐに連絡

面接の辞退を決めたときはすぐに連絡を入れましょう。あなたのために企業は面接の準備を進めており、日にちが近づくほど労力がかかるからです。

面接辞退の連絡に申し訳なさを感じる人ほど、早めの連絡がおすすめです。あなたがすぐに連絡すれば、担当者は他の人材の採用に取り掛かることができます。

無断の辞退は失礼にあたる

面接辞退の連絡が面倒であったり、忙しかったりすると、無断で面接を欠席したくなるかもしれません。しかし、面接官や採用に関わるスタッフは、あなたのために時間を割いて準備をしています。

面接辞退は気が引けると感じる人ほど、メールでかまわないので早めに一報を入れましょう。面接辞退は珍しいことではないため、テンプレートを利用して必要事項を伝えましょう。

辞退メールを送るときの注意点

辞退メールを送信する場合、3つの注意点を確認して行いましょう。応募先に失礼がなく、あなたが後悔しないためのポイントを紹介します。

営業時間中に送信する

面接辞退のメールは、応募先企業の営業時間中に送信し、早朝や深夜は避けましょう。どうしても夜遅くに連絡しなければならない場合は、「夜分遅くに失礼いたします」などと一言添えます。

基本的にメールの確認は業務時間中に行いますが、中にはいつでもメールの受信通知を受け取れる状態にしている人もいるためです。

辞退の理由は詳しく書かなくてかまわない

「辞退するからには理由を説明しなくては」と、まじめな人ほど思うかもしれません。しかし、担当者から尋ねられなければ、あなたから詳しく伝える必要はありません。

もし聞かれた場合は正直に答えましょう。応募先に対する誹謗中傷や不平不満に聞こえず、相手が不快に感じない表現で伝えます。

本当に辞退するかもう一度考える

面接を辞退すると再び受けられないため、本当に辞退して良いか考えましょう。他社での内定が理由の場合は、その企業で働くとあなたの理想は実現するかを検討します。

面接辞退して後悔しないかを十分考えた上で、メール連絡しましょう。

辞退メールの書き方のポイント

受け取った担当者がわかりやすい、面接辞退を伝えるメールの書き方のポイントを紹介します。ビジネスマナーを守ったメールを心がけましょう。

ひと目で辞退だとわかる件名を入れる

メールの件名は「面接辞退のご連絡（あなたの氏名）」とし、ひと目で面接辞退の連絡だとわかるものにします。担当者は毎日数多くのメールを受け取っており、わかりにくい件名では見落とす可能性があります。

そのため件名で、簡潔にはっきりと内容を伝えましょう。お詫びの気持ちなどは本文で丁寧に伝えます。

本文は丁寧にお詫びしつつ簡潔にまとめる

メールの本文は伝えたい要件をはじめに書き、担当者が内容を理解しやすくします。次に、選考に時間を割いてもらったことに対するお詫びを、丁寧に述べましょう。

内容の順序が逆になると、担当者は「どのような要件だろう？」と思いつつ、メールを読み進めなくてはなりません。内容を把握する手間を取らせないために、要件から伝えます。

定型句と署名を入れて締める

要件を述べたあとで、「貴社のますますのご発展をお祈りいたします。」など、定型句を入れます。ただ、「よろしくお願いします。」だけで締めるよりも丁寧な言葉を選びましょう。

定型句のあとは署名を（あなたの氏名や住所、電話番号、メールアドレスなど）連絡先を入れます。

テンプレートを活用して辞退メールを書こう

面接辞退をメール連絡したいときに使える、テンプレートを紹介します。理由の部分を【】で区切っておくので、次の章でまとめた理由別例文を差し替えて使いましょう。

件名：面接辞退のご連絡（あなたの氏名）
本文：
○○○株式会社
人事部　□□様
先日、○月△日に面接のお約束をいたしました、（あなたの氏名）と申します。
申し訳ございませんが、【一身上の都合により】選考を辞退致したく、ご連絡差し上げました。

このたびは貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、このような結果になってしまい、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いですが、何卒お許し頂きたく、お願い申し上げます。

本来ならば直接お伺いしてお詫びするべきですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社ますますのご発展をお祈り致します。

（あなたの氏名）
（携帯電話番号）
（メールアドレス）

理由別の辞退メールの書き方例文

上の章で紹介したテンプレートよりも、面接を辞退する理由を詳しく書きたい方のために、具体的な理由の例文を紹介します。
あなたに合った文章にアレンジして活用しましょう。

ギャップを感じてしまった

会社情報を調べたり選考を重ねたりするうちに、思い描いた職場ではないと感じた場合の例文です。自分のスキルが生かせない、会社の雰囲気に合わない気がすると感じたときは、「考えておりました御社のイメージとの違いが大きく、私が貢献できそうにないと感じましたので」、または「私自身の今後のキャリアを考えた上で」と書きましょう。

家庭の事情

急な家庭の事情が理由で面接を辞退する場合、「家庭の都合により」の一言でかまいません。詳しく述べたいときは、「母の緊急入院のため」など簡潔に伝えましょう。

面接の日には訪問できないものの、別の日に選考を受けたい場合は、変更できないかを早めに相談しましょう。

他の仕事が決まった

就職・転職活動で、複数の企業の選考を同時に受けることは少なくありません。もし他社で採用が決まり、そちらに入社を決めた場合は、「他社より内定を頂き、熟考致しましたが、そちらでお世話になることにしましたので」と書きます。

面接辞退をメール連絡することに対する質問集

メールで面接辞退を伝えるとき、疑問に思いがちな内容を紹介します。気になる疑問を解決して、スムーズに対応しましょう。

返信で辞退理由を尋ねられたら？

一身上の都合など一言で辞退を申し出た場合は、理由を尋ねられることがあります。上であげた理由を使って、簡潔に返信しましょう。

企業の担当者からの返信が、辞退を了承した内容の場合は、特に返信は必要ありません。

企業からの返信がない。再度送信するべき？

メールで面接辞退を申し出たものの、担当者から返信がない場合はメールを再送します。「○月△日にメールをお送りしましたが念のため再送いたしました。」と一文添えましょう。

毎日多くのメールを処理する採用担当者は、見落とす可能性があり、わざとではありません。もし面接の日にちが近い場合は、電話をかけ「○月△日にメール致しましたが、」と言って内容を伝えましょう。

人材派遣の場合は担当者へ辞退したいと伝えましょう

人材派遣先との面接を辞退したい場合は、直接企業へ連絡せず、担当者へ伝えましょう。あなたに代わって企業と連絡を取り合っているため、担当者が調整します。

もし面接を予定していた職場がイメージと違うなどあれば、早めに伝えて希望が叶いやすい他の求人を紹介してもらいましょう。親身になって相談に乗る人材派遣会社なら、あなたの働きやすい職場をよく考えて提案するはずです。

人材派遣会社のグロップに実際に登録した人からの評判

人材派遣のグロップの口コミには、自分に合う職場を紹介された、サポートが手厚いとの声が多数あるので、理想の職場探しが期待できます。ここでは、グロップの口コミを紹介します。

派遣として働く際に、最初は大手の人材派遣会社を選ぼうと考えていました。しかし、複数の人材派遣会社の口コミや評判を調べた結果、サービスが最も手厚いことで知られていたグロップに決めました。実際にグロップを利用してみて、担当してくれたマネジメントエキスパートの親切さや、こちらの要望に合わせた対応の良さに感動しました。結果的に働きやすい派遣先で働けていますので、グロップを選んだ選択は正しかったと感じています。

共働きながら、夫が家事を全くこなせないタイプだったので、わたしが家事と育児全般を担当することになりました。結婚前は残業が当たり前の働き方をしていました。それこそ、昼夜問わず働いていたのですが、妊活をするにあたって、どちらかが仕事をセーブしないと成り立たなくなってしまったため、私が会社を辞め、グロップに登録し働くことにしました。グロップでは、セーブしながら働く方法を紹介してもらうことができたので、自分に合っていました。

グロップのマネジメントエキスパートさんは、主婦に理解のあることで評判でした。実際にグロップに登録し、サポートを受ける立場になった今でも、その心遣いには非常に助けられています。私を担当してくれたマネジメントエキスパートさんは、私が働き始めてからも常に気にかけてくれ、様々なサポートを提供してくれています。特に、仕事で不安に感じる事や、トラブルがあった際には、率先してサポートしてくれる姿勢が頼もしいと感じています。

飲食店を長年続けてきたのですが、年齢や店舗の老朽化などもあり、赤字経営になる前に店を閉めました。それから一年ほどは、後処理に時間を取られましたが、先月からグロップに登録し、派遣スタッフとして働いています。紹介してもらった派遣先は、これまでのキャリアを活かすことのできない業種でしたが、しっかりとサポートしてくれた為、安心して働くことができました。その為、慣れない業種でも働くことができているのです。

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私が正社員ではなく、派遣という形で働くことに魅力を感じているポイントは、派遣として働く方が、正社員よりも自由度が高いということ、そして、スキルアップも可能であるという点です。特に私が利用した人材派遣サービスのグロップは、派遣として働く方の将来についても考えながら、しっかりとサポートしてくれる点ですぐれていると思います。また、グロップでは、就業後も適切なフォローアップが行われていますので、スムーズな職場適応をサポートしてくれるのも魅力です。

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私は、先月の頭で、人材派遣サービスのグロップに登録してから、ちょうど2年が経過しました。最初にグロップを利用した時には、リストラにあったばかりで、不安定な生活を強いられていましたが、最初に担当してくれたマネジメントエキスパートさんのお陰で、素早く生活を安定させることができました。担当してくれた方は、結婚を機に退職されてしまいましたが、その後に専任になってくれたマネジメントエキスパートさんも、最初に担当してくれた方と同様に、親身になってサポートしてくれています。

まとめ

①面接をメールで辞退しても問題はありません
②面接を辞退したいときのマナーを知ろう
③辞退メールを送る場合は3つのことに注意しよう
④テンプレートを活用して辞退メールを書こう
⑤具体的な理由を入れるときも例文を参考にしよう
⑥メールでの面接辞退について質問集をチェック
⑦人材派遣の場合は担当者へ辞退したいと伝えましょう

著者情報

小松　元樹 プロフィール：転職コンサルタント。自身の転職経験から転職者により良い選択をしてもらいたいという願いから3年前に起業。多くの転職相談者にアドバイスをしている。